Bei dem Betrieb handelte es sich um einen Einzelhandel. Dieser beschloss in einer Betriebsvereinbarung die Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs. In diesem sollten alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, den Mitarbeitern mit einem Passwort geschützt bereitgestellt werden. Eine Mitarbeiterin wollte diese Neuerung jedoch nicht mitgehen und klagte, dass sie weiterhin ihre Abrechnung auf Papier erhalten möchte. Sie bekam erstinstanzlich zwar Recht, das Urteil wurde jedoch in der zweiten Instanz wieder kassiert. Die obersten Richter am Bundesarbeitsgericht entschieden, dass es rechtmäßig ist, Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitgeber den Beschäftigten ermöglicht, die Dokumente im Betrieb einzusehen und dort auszudrucken, falls diese privat nicht über einen Online-Zugriff verfügen.

Fazit: Ist für ein Dokument im Gesetz die Textform vorgeschrieben, so bedeutet dies nicht, dass das Dokument in ausgedrucktem Zustand vorliegen muss. Es genügt, wie in dem beschriebenen Fall, wenn es elektronisch abgerufen werden kann. Verlangt das Gesetz die sog. Textform, so muss das Dokument auch nicht unterschrieben sein. Es genügt, wenn der Absender anderweitig erkennbar ist.